Política de tratamiento de datos personales

I. Objetivo

Esta política explica cómo Direktio recoge, usa, almacena, comparte y protege los datos personales de las personas con las que se relaciona, y cómo esas personas pueden ejercer sus derechos.

Reemplaza la Política de Privacidad publicada en el sitio web de Direktio en junio de 2025.

II. Alcance

La política aplica a todas las bases de datos y archivos con datos personales que Direktio trata en Colombia o desde Colombia, y a sus empleados, directivos, contratistas y proveedores que tengan acceso a esos datos.

Direktio no tiene sedes fuera de Colombia. Cuando trate datos de personas que le prestan servicios desde otros países, o cuando preste servicios a clientes ubicados en otros países, cumple esta política y, además, la ley de protección de datos que resulte aplicable o que se pacte con el cliente.

III. Responsable del tratamiento

1. 1) Razón social: Direktio S.A.S.
2. 2) NIT: 900.436.825-6
3. 3) Domicilio y dirección: Calle 8A # 82A-24, Bogotá D.C., Colombia
4. 4) Correos para asuntos de datos personales: [email protected] y [email protected]
5. 5) Teléfono: +57 311 5665898
6. 6) Áreas que atienden consultas y reclamos: el área de Sales & Customer Success, para clientes, proveedores, visitantes del sitio web y prospectos; Talento y Cultura, para empleados, candidatos y exempleados.

IV. Definiciones

Para efectos de esta política se usan las definiciones de la Ley 1581 de 2012, en particular:

1. 1) Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
2. 2) Dato personal: cualquier información que identifique o permita identificar a una persona natural.
3. 3) Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos, de origen racial o étnico, de orientación política, religiosa o sexual, o de pertenencia a sindicatos.
4. 4) Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. 5) Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
6. 6) Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
7. 7) Transmisión: la comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
8. 8) Transferencia: el envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

V. Principios

Direktio trata los datos personales con base en los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Esto quiere decir que solo recoge los datos que necesita para una finalidad informada al titular, no los usa para fines distintos, los protege con medidas razonables y permite que solo las personas autorizadas accedan a ellos.

VI. Datos que trata Direktio y sus finalidades

Direktio no vende datos personales.

VII. Direktio como encargado del tratamiento

En varios servicios, Direktio trata datos personales por cuenta de sus clientes, por ejemplo datos de profesionales de la salud, de pacientes o de afiliados. En esos casos el cliente es el responsable del tratamiento y Direktio actúa como encargado. Para estos casos Direktio:

1. 1) Trata los datos solo para prestar el servicio contratado, siguiendo las instrucciones y las políticas de privacidad del cliente.
2. 2) Procesa los datos, siempre que el servicio lo permita, en las plataformas del cliente y con las credenciales que el cliente asigna, sin extraerlos ni almacenarlos en sistemas propios.
3. 3) Limita el acceso a las personas asignadas al servicio, que firman acuerdos de confidencialidad y completan la formación que exige el cliente.
4. 4) Informa al cliente, en los plazos acordados en el contrato, cualquier incidente de seguridad que afecte los datos.
5. 5) Remite al cliente las solicitudes de los titulares que reciba, para que el cliente las atienda como responsable.
6. 6) Al terminar el servicio, o cuando una persona sale del servicio, devuelve o elimina los datos según lo indique el cliente y gestiona el cierre de accesos conforme al Procedimiento de ingreso y retiro de personal (DK-PR-01).

VIII. Autorización

Direktio solicita la autorización del titular, a más tardar al momento de recoger sus datos, por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó. Al pedirla informa qué datos recoge, para qué los usará, los derechos que tiene el titular y cómo contactar a Direktio. Direktio conserva prueba de cada autorización.

No se requiere autorización en los casos que prevé el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos los datos de naturaleza pública, la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones y los casos de urgencia médica o sanitaria.

IX. Datos sensibles y datos de menores de edad

Direktio solo trata datos sensibles cuando es necesario para una finalidad legítima, como la gestión de seguridad y salud en el trabajo de sus empleados o la prestación de un servicio a un cliente que actúa como responsable. En esos casos informa al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento y le pide una autorización expresa. Ninguna actividad queda condicionada a que el titular entregue datos sensibles, salvo que la ley lo exija.

Direktio no recoge datos de menores de edad, salvo los que se requieran para afiliar a los beneficiarios de sus empleados a la seguridad social o a beneficios laborales. En esos casos respeta el interés superior del menor y la autorización la da su representante legal.

X. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. 1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. 2) Pedir prueba de la autorización que otorgó, salvo en los casos en que la ley no la exige.
3. 3) Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. 4) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Direktio.
5. 5) Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. 6) Acceder gratuitamente a sus datos personales.

XI. Deberes de Direktio

Como responsable del tratamiento, Direktio cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012: garantizar al titular el ejercicio de sus derechos, conservar la prueba de la autorización, informar la finalidad del tratamiento, mantener los datos seguros, actualizados y exactos, tramitar las consultas y reclamos en los plazos legales, informar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad y atender sus instrucciones. Como encargado, cumple los deberes del artículo 18 de la misma ley.

Cada año, con el cierre contable, la Gerencia General verifica si Direktio supera los 100.000 UVT de activos totales. Si los supera, inscribe sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio y mantiene actualizada esa información.

XII. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes, su representante o su apoderado pueden presentar consultas y reclamos a los correos [email protected] o [email protected], o por escrito en la dirección de Direktio. Las solicitudes las atiende el área indicada en el numeral III. Antes de responder, Direktio verifica la identidad de quien presenta la solicitud y, si actúa en nombre de otro, su facultad para hacerlo.

XIII. Transmisión y transferencia de datos

Direktio puede transmitir datos personales a proveedores que le prestan servicios, como servicios en la nube, nómina o correo electrónico, incluso fuera de Colombia. En esos casos firma con el proveedor un contrato de transmisión que lo obliga a tratar los datos solo por cuenta de Direktio, con las mismas medidas de seguridad y confidencialidad de esta política.

Las transferencias internacionales de datos se hacen solo a países con un nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio, o en los demás casos que permite el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, como la ejecución de un contrato entre el titular y Direktio o la autorización expresa del titular.

XIV. Seguridad de la información

Direktio protege los datos personales con medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo, de acuerdo con su Política de Seguridad de la Información, entre ellas:

1. 1) Acceso a los datos solo para las personas que los necesitan para su trabajo, con credenciales individuales que se retiran cuando la persona cambia de rol o sale de la empresa, según el Procedimiento de ingreso y retiro de personal (DK-PR-01).
2. 2) Acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y proveedores.
3. 3) Formación del equipo en protección de datos y seguridad de la información desde la inducción.
4. 4) Uso de servicios en la nube con controles de acceso y cifrado.
5. 5) Registro y gestión de incidentes de seguridad, con aviso a los titulares, a los clientes y a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.

XV. Conservación de los datos

Direktio conserva los datos personales mientras sean necesarios para la finalidad para la que se recogieron y durante los plazos que exigen las normas laborales, tributarias, contables y comerciales. Cumplidos esos plazos, los suprime o los anonimiza de forma segura. Las bases de datos de Direktio estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas en esta política.

XVI. Sitio web y cookies

El sitio web direktio.com usa cookies y tecnologías similares para su funcionamiento y para analizar el tráfico. El visitante puede aceptarlas, rechazarlas o eliminarlas desde la configuración de su navegador. La información de navegación se usa de forma agregada para mejorar el sitio.

XVII. Vigencia y cambios

Esta versión rige desde su aprobación y se publica en el sitio web de Direktio. Direktio revisa la política una vez al año y cada vez que cambie la regulación o la forma en que trata los datos. Los cambios importantes se publican en el sitio web y se comunican a los titulares por los canales habituales antes de aplicarse.

XVIII. Relación con otros documentos

Esta política se complementa con la Política de Seguridad de la Información, el Código de Ética y Conducta, la Política de Derechos Humanos (DK-POL-01) y el Procedimiento de ingreso y retiro de personal (DK-PR-01) de Direktio.

XIX. Marco de referencia

1. 1) Ley 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
2. 2) Decreto 1377 de 2013 y Decreto 090 de 2018, compilados en el Decreto 1074 de 2015.
3. 3) Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V, sobre protección de datos personales.
4. 4) Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, sobre evaluaciones médicas ocupacionales e historia clínica ocupacional.

XX. Control de versiones

1. 1) Versión 001, junio de 2025: Política de Privacidad publicada en el sitio web.
2. 2) Versión 002, 4 de noviembre de 2026: primera versión como Política de Tratamiento de Datos Personales.
3. 3) Versión 003, 10 de noviembre de 2026: revisión y actualización. Se precisan el alcance para personas y clientes en otros países, los correos y las áreas que atienden consultas, el manejo de los datos de salud ocupacional según la Resolución 1843 de 2025 y la autorización para verificar antecedentes. Se agrega la verificación anual de la obligación de registro en el Registro Nacional de Bases de Datos.

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